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Executive Assistant / Assistenz Vorstand & Partner:innen (all genders)

Frankfurt am Main, Alle Standorte
Vollzeit
Festanstellung

DEIN BEITRAG

Als Executive Assistant (all genders) bist Du die organisatorische Schnittstelle für unsere Partner:innen und den Vorstand. Du steuerst Termine, koordinierst Abstimmungen und sorgst mit einer vorausschauenden Arbeitsweise für einen reibungslosen Ablauf im Tagesgeschäft.

Executive Support auf Partner- & Vorstandsebene: Du unterstützt unsere Partner:innen sowie den Vorstand bei der Organisation und Koordination des Tagesgeschäfts. Dabei sorgst Du für einen reibungslosen Ablauf von Terminen, Abstimmungen und administrativen Prozessen und schaffst die organisatorischen Rahmenbedingungen für eine effiziente Zusammenarbeit.

  • Proaktive Kalender- und Terminsteuerung

  • Organisation und Koordination von Meetings, Workshops und Reisen

  • Vor- und Nachbereitung organisatorischer Abläufe rund um Termine und Besprechungen

  • Nachhalten von Fristen, Wiedervorlagen und offenen Punkten

  • Unterstützung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben des Tagesgeschäft


Stakeholder- & Schnittstellenmanagement: Du bist zentrale Ansprechperson für interne und externe Stakeholder und sorgst dafür, dass Informationen, Termine und Abstimmungen effizient zusammenlaufen.

  • Koordination von Abstimmungen zwischen Partner:innen, Vorstand und Teams

  • Kommunikation mit Kund:innen, Partnerunternehmen und externen Dienstleister:innen

  • Steuerung allgemeiner Korrespondenzen

  • Dokumentenmanagement sowie strukturierte Ablage und Wiedervorlage


Office & Operations: Neben der Unterstützung der Führungsebene stellst Du einen reibungslosen Ablauf organisatorischer Themen an unseren Standorten sicher.

  • Organisation von Team-Events und internen Veranstaltungen

  • Koordination von Büroorganisation und Bestellungen

  • Verwaltung von Büromaterialien und Beständen

  • Schnittstelle zu externen Dienstleister:innen, beispielsweise im IT-Bereich

DEIN SKILLSET

Mind-Set: Du arbeitest vorausschauend, erkennst Prioritäten und behältst auch in einem dynamischen Umfeld den Überblick. Mit Deiner Hands-on-Mentalität packst Du Themen eigenständig an und sorgst für eine verlässliche Umsetzung im Tagesgeschäft.

Communication First: Du hast Spaß an der Kommunikation und an der Arbeit mit Menschen. Deine sehr guten Kenntnisse in Deutsch & Englisch ermöglichen Dir eine fließende Kommunikation im internationalen Kontext.

Hard Skills: Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation und hast bereits erste Berufserfahrung im Assistenzumfeld gesammelt, ggf. im Beratungs-Umfeld.

Digital: Du hast sehr gute PC-Kenntnisse und bewegst Dich sicher in der Microsoft-Office-Welt. Insbesondere der Umgang mit Outlook, PowerPoint, Word und Excel fällt Dir leicht. Neue Tools und digitale Arbeitsweisen eignest Du Dir schnell an.

Way Of Working: Du arbeitest selbstständig und eigenverantwortlich genauso erfolgreich wie im Team. Außerdem bist Du strukturiert und Dein Zeitmanagement zeichnet Dich aus. 

Time & Place: Du bist ab sofort in Vollzeit verfügbar. Dein Arbeitsort ist Frankfurt am Main. Die Rolle lebt von der engen Zusammenarbeit mit Vorstand, Partner und Team vor Ort, weshalb eine regelmäßige Präsenz am Standort erforderlich ist.

About us

Who we are.
Vindelici Advisors is a value-driven consulting firm that takes responsibility for transformation and puts people at the centre.

Since our foundation in 2018, we have been supporting clients from a wide range of industries. Our goal is to accompany our partners and develop a deep understanding of their challenges. We believe that diversity leads to new perspectives, unconventional consulting approaches and thus to extraordinary results.

Why we exist.
Our journey began with a vision that was shaped by our shared experiences. We observed a widespread pattern in the business world that was characterised by a rigid adherence to hierarchical structures and an overriding emphasis on processes over results. The desire for security and comfort was often more important than actually taking responsibility and striving for real freedom and innovation.

All of this led us to create an organisation that challenges existing norms and sets a new standard. Vindelici Advisors was born out of a passion to push the boundaries of conventional thinking and pave the way for a paradigm shift.

We firmly believe that freedom and the exercise of true responsibility are essential components of a successful professional environment. Vindelici Advisors aims to mould people into self-determined leaders who are deeply rooted in the values of freedom, responsibility and democracy. We strive to create an ecosystem that empowers people to lead with integrity and bear the consequences of their decisions.

Being a member of Vindelici Advisors means embarking on a comprehensive transformation journey that may seem daring at first, but ultimately leads to outstanding results for our society.